Los bufetes de abogados destacan en la creación y ejecución de procesos en todas las etapas del ciclo de vida del cliente. Existen procesos para la admisión de clientes, la ejecución de comprobaciones de conflictos, la apertura de nuevos asuntos, la asignación de fechas y mucho más. Y estas tareas administrativas pueden ocupar una parte sustancial del día de un abogado. Afortunadamente, los sistemas de automatización de los bufetes de abogados existen para descargar algunas de estas tareas que requieren mucho tiempo.
He aquí cinco consejos para identificar las oportunidades de mejorar su funcionamiento mediante el uso de la tecnología jurídica para automatizar los procesos.
Empiece por su agenda
Muchos abogados comienzan su día con sus calendarios. ¿Qué reuniones tiene que preparar en los próximos días? ¿Tiene que entregar documentos a sus clientes o a los tribunales? ¿Se acerca el final de mes y tiene que empezar a pensar en el ciclo de facturación?
Si usted o su personal pasan mucho tiempo a la semana introduciendo o modificando manualmente su calendario, está perdiendo importantes oportunidades de automatización. Más aún si todavía confía en calendarios impresos (y un número sorprendente de abogados lo hace).
No hace falta decir que todas las citas periódicas deben introducirse en el calendario una sola vez. Por ejemplo, si tienes una reunión regular de socios cada semana el jueves, deberías establecer una cita recurrente con una o más notificaciones (correo electrónico, en pantalla o incluso por texto). Eso es una obviedad.
¿Pero qué pasa con el seguimiento?
También puedes establecer un recordatorio para ti mismo para introducir cualquier elemento de acción identificado en la reunión o programar reuniones o conversaciones adicionales que necesites tener.
El software de automatización de despachos de abogados también permite programar citas con clientes nuevos o existentes, evitando la necesidad de intercambiar llamadas o correos electrónicos para coordinar los horarios. Si su bufete utiliza Office 365 de Microsoft, entonces tiene acceso a Bookings.
Bookings muestra sus citas disponibles en el calendario a través del sitio web del despacho, y un cliente puede simplemente seleccionar una fecha y hora disponibles para reunirse con usted. Bookings entonces actualiza el calendario de la firma y te notifica sobre la próxima cita.
Y si su bufete también utiliza software de gestión de casos legales como AbacusLaw, Amicus Attorney o Amicus Cloud, las nuevas citas aparecerán automáticamente en sus calendarios de Amicus a través de la sincronización del calendario de Office365. Ahora tanto tú como el cliente podéis centraros más en el trabajo sustantivo y todos estáis más contentos.
Calendario basado en reglas
Más allá de las citas internas y de los clientes, los expedientes de los casos ofrecen una importante oportunidad de automatización en los bufetes de abogados. Acabas de iniciar un nuevo litigio y el tribunal ha introducido un calendario: ¿cómo se introducen todas las fechas relevantes en tu calendario? Con suerte, la respuesta no es que usted o su personal introduzcan todas las fechas manualmente, incluidas las que se establecen en las normas locales pero que no figuran explícitamente en el auto de programación.
Los sistemas de calendario basados en reglas pueden rellenar toda la programación de un caso basándose en la introducción de una sola fecha. Se puede configurar el sistema para que asigne notificaciones estándar para cada fecha, y con las reglas establecidas, se evita la necesidad de contar manualmente los días y el potencial de error humano asociado.
Pero el calendario basado en reglas va más allá del calendario inicial del caso. Si el juez cambia la fecha del juicio, se puede actualizar automáticamente el calendario del caso, eliminando la necesidad de que alguien identifique cada fecha que debe ser cambiada manualmente.
Llevar a cabo las reuniones de su equipo
Demasiados abogados pasan por alto los aspectos de automatización de las agendas de las reuniones y las listas de elementos de acción para las reuniones periódicas, a menudo porque las consideran una tarea más dispendiosa y no facturable. Sin embargo, si se utilizan correctamente, las agendas (especialmente las electrónicas) no sólo pueden ayudar a mantener el rumbo de las reuniones, sino que también pueden servir como plantillas para todas las reuniones futuras. Y la creación de plantillas es un proceso de automatización clásico.
A medida que se avanza en una reunión, ¿cómo se realiza el seguimiento de los elementos de acción? Las solicitudes de tareas y las herramientas de gestión de proyectos ayudan a automatizar la asignación y el seguimiento de los elementos de acción. Además, si las personas asignadas proporcionan actualizaciones, se puede acceder fácilmente al estado de las tareas en cualquier momento para tener una visión completa de los elementos pendientes en la siguiente reunión.
Procesos de incorporación de clientes y de creación de nuevos asuntos
Un ejemplo más complejo de automatización de procesos jurídicos es la incorporación de nuevos clientes. Para muchas empresas, la incorporación de cada nuevo cliente es un ejercicio de PDFs, correos electrónicos, firmas y llamadas telefónicas. Pero, ¿qué pasaría si se tomara ese proceso manual y se creara uno automatizado que mantuviera todas las instrucciones y el papeleo para sus clientes en un solo lugar?
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